Prazo de guarda de XML sofreu alteração? Entenda

A publicação do Ajuste Sinief nº 2/2025, em 16 de abril de 2025, gerou dúvidas entre contribuintes e profissionais da área contábil quanto ao prazo de guarda dos arquivos XML de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e). A norma estabeleceu um novo padrão nacional para o armazenamento e eliminação dos arquivos nos sistemas do Fisco, com prazo de 11 anos.

Contudo, é importante destacar que essa medida não altera o prazo de guarda obrigatório para os contribuintes, que segue sendo de 5 anos, conforme estabelecido no Código Tributário Nacional (CTN).

O que diz o Ajuste Sinief nº 2/2025?

O ajuste firmado entre os Estados, o Distrito Federal e a Receita Federal padroniza o prazo mínimo de 132 meses (11 anos) para armazenamento e descarte dos arquivos XML nos ambientes autorizadores de DF-e.

O objetivo é melhorar o controle e a organização de dados fiscais armazenados nos sistemas do Fisco, sem que isso implique em alteração das responsabilidades legais dos contribuintes.

O que permanece obrigatório para os contribuintes?

Empresas que emitem documentos fiscais eletrônicos devem continuar observando o seguinte:

• Guardar os arquivos XML por, no mínimo, 5 anos após a data de emissão/autorização;
• Manter armazenamento seguro, acessível e em conformidade com as obrigações acessórias;
• Conservar por prazo superior em caso de litígios judiciais ou administrativos em curso.

Essas obrigações continuam válidas e não foram modificadas pelo Ajuste Sinief nº 2/2025.

Por que o Fisco ampliou seu prazo para 11 anos?

Segundo apurações extraoficiais, o prazo estendido tem como finalidade permitir uma melhor organização dos dados nos servidores dos ambientes autorizadores, que registram grande volume de documentos diariamente.

A decisão sobre a tecnologia e mídia de armazenamento caberá a cada Unidade da Federação, desde que respeitado o novo prazo mínimo.

Recomendações para contadores e empresas

• Reforce internamente a política de armazenamento de XML em conformidade com os 5 anos exigidos;
• Evite depender exclusivamente do Fisco para acesso futuro aos arquivos;
• Fique atento a processos judiciais que possam demandar retenção por tempo maior;
• Implemente soluções de backup automatizadas e com redundância de segurança.

O Ajuste Sinief nº 2/2025 não altera as obrigações do contribuinte quanto ao prazo de guarda dos arquivos XML. A responsabilidade pelas informações fiscais eletrônicas continua sendo das empresas emitentes, e o descumprimento da exigência pode gerar autuações e penalidades em fiscalizações futuras.