SPED e e-Social 2025: como evitar multas com as novas regras

Empresários e profissionais de contabilidade devem se preparar para as atualizações previstas no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e no e-Social, que entrarão em vigor em 2025. Essas mudanças visam aprimorar a fiscalização tributária e trabalhista, estabelecendo novas diretrizes e penalidades para o não cumprimento das obrigações legais.

Principais modificações no SPED e e-Social

1. Integração de dados contábeis e fiscais: a Receita Federal intensificará a integração entre os dados contábeis e fiscais das empresas. Inconsistências nas informações declaradas poderão resultar em autuações quase imediatas;
2. Automatização do e-Social: o e-Social passará por melhorias que tornarão o sistema mais eficiente, reduzindo os prazos para o envio de eventos trabalhistas. Erros ou omissões poderão acarretar advertências e penalidades imediatas.
3. Cruzamento inteligente de dados: o governo utilizará ferramentas de inteligência artificial para identificar discrepâncias entre os dados do SPED, e-Social, DCTFWeb e EFD-Reinf. Informações inconsistentes poderão colocar a empresa em malha fina fiscal;
4. Redução dos prazos para retificações: a partir de 2025, os prazos para correção de erros serão reduzidos, exigindo maior atenção no momento do envio das obrigações acessórias.

Multas associadas ao descumprimento das novas regras

O não atendimento às novas exigências poderá resultar em penalidades significativas. A seguir, algumas das principais multas previstas:

• Atraso no envio do e-Social: multas que variam de R$ 500 a R$ 1.500 mensais para pequenas empresas e até 2% da folha de pagamento para empresas de maior porte;
• Incorreções em informações trabalhistas e previdenciárias: penalidades que podem alcançar R$ 42.000 por empregado, dependendo da gravidade da infração;
• Omissão no envio da EFD-Reinf: a empresa poderá ser multada em até 3% do faturamento mensal;
• Discrepâncias entre SPED, e-Social e DCTFWeb: caso os valores declarados não coincidam, a Receita Federal poderá aplicar multas que variam entre R$ 500 e 5% do faturamento;
• Não comunicação de afastamentos de empregados no prazo estabelecido: penalidade de R$ 1.812,87 por evento não informado.

Estratégias para evitar penalidades e assegurar a conformidade

Para manter a empresa em conformidade e evitar multas, recomenda-se:

1. Automatização dos processos fiscais: implementar sistemas de gestão contábil que integrem diretamente com o SPED e o e-Social, minimizando erros manuais;
2. Auditorias internas regulares: antes de transmitir qualquer informação ao governo, validar os dados para assegurar a coerência entre folha de pagamento, impostos retidos e registros contábeis;
3. Manutenção de um cronograma atualizado: estabelecer um calendário das obrigações fiscais, garantindo que os documentos sejam enviados dentro dos prazos estabelecidos;
4. Capacitação da equipe: promover treinamentos para que contadores, gestores de recursos humanos e equipe administrativa estejam atualizados sobre as novas regras e saibam como evitar infrações;
5. Monitoramento das comunicações oficiais: acompanhar regularmente os canais oficiais da Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho para manter-se informado sobre atualizações e mudanças nas obrigações fiscais e trabalhistas.

As alterações previstas para 2025 no SPED e e-Social reforçam a necessidade de uma gestão mais rigorosa das obrigações fiscais e trabalhistas. 

A adoção de tecnologias adequadas, a capacitação contínua da equipe e a atenção aos prazos legais são medidas essenciais para assegurar a conformidade e evitar penalidades que possam impactar financeiramente as empresas.