Saiba como aumentar a produtividade do seu escritório no período de IRPF

Com o início do prazo de entrega da declaração do Imposto de Renda 2025, os profissionais de contabilidade devem se organizar para atender à maior demanda e às necessidades dos contribuintes. 

Por isso, a gerente Comercial da Omie, Kelly Sgoti, sugere quatro práticas essenciais para ajudar os contadores a aumentarem a produtividade e eficiência, melhorando a gestão de tarefas e o relacionamento com os clientes durante essa temporada.

1- Definir prazos e responsáveis

A especialista sugere começar pela definição de prazos e atribuição de responsabilidades entre a equipe. Com o volume de declarações a serem entregues, é fundamental criar um cronograma detalhado, definir data limite para coleta de documentos, lançamentos contábeis e revisões. A divisão de tarefas garante que todos os processos sejam realizados e os prazos da Receita Federal cumpridos sem riscos de multas.

2 - Criar um canal de comunicação eficiente com os clientes 

Um diálogo eficiente com os clientes evita erros e atrasos, então também é importante estabelecer um canal com orientações claras sobre os prazos e a importância de fornecer informações completas e precisas.

3 - Identificar informações e documentos necessários

Antes de começar as declarações, é indicado listar todos os documentos e informações dos clientes, como recibos, comprovantes de despesas dedutíveis e informes de rendimentos. “Enviar uma checklist personalizada para cada um agiliza a coleta de dados e evita retrabalho por parte do escritório. Soluções digitais também trazem a possibilidade de ter esse acompanhamento de forma mais ágil e prática”, afirma Sgoti.

4 - Desenhar o fluxo para automatizar processos 

Após a organização de prazos, canais de comunicação e documentos, é hora de estruturar um fluxo de trabalho. “Mapeie todas as partes envolvidas na declaração e use um gerenciador para criar um fluxo que permita sequenciar funções, definir responsáveis internos para cada entrega e criar uma linha de produção que ordene os afazeres e otimize o tempo de trabalho”, orienta a gerente.

Ela ainda reforça que essas práticas são significativamente potencializadas pelo uso de ferramentas digitais que possam ajudar a automatizar processos, controlar prazos, gerenciar documentos, facilitar a comunicação entre a equipe do escritório contábil e os clientes e proporcionar uma visão completa da rotina do escritório.

Com isso, os contadores ganham tempo para se concentrar em análises estratégicas e no atendimento personalizado aos clientes, resultando em maior eficiência operacional nos escritórios contábeis, um fator crucial para os profissionais da área, conforme destaca Sgoti.

Com informações OMIE